El proveedor pide un adelanto: cómo protegerse legalmente en la contratación pública
El pago anticipado o adelanto a proveedores es una práctica permitida en ciertos casos bajo la Ley General de Contratación Pública (LGCP) y su Reglamento. Sin embargo, otorgar un adelanto sin cumplir las formalidades legales puede exponer a las instituciones públicas y a sus funcionarios a riesgos financieros y sanciones administrativas.
En CPE Legal, bufete especializado en Derecho Público y Contratación Pública, te explicamos cómo blindarte al conceder un adelanto, qué condiciones exige la ley y qué mecanismos debes aplicar para proteger los recursos públicos de forma correcta.
¿Cuándo se puede otorgar un adelanto de pago?
La LGCP establece que, como regla general, los pagos al contratista deben realizarse una vez recibido y aceptado el bien, obra o servicio. Sin embargo, se permite el pago anticipado o adelanto si se cumplen ciertas condiciones:
- El pliego de condiciones debe prever la posibilidad de otorgar un adelanto.
- La decisión de conceder el anticipo debe estar debidamente justificada mediante un acto motivado, con respaldo técnico y económico.
- El adelanto debe estar vinculado a costos directos del contrato o a prácticas comerciales justificadas (por ejemplo, materiales que requieren pago previo).
¿Cómo blindarse al conceder un adelanto?
Para proteger los intereses públicos, la LGCP y su Reglamento exigen medidas específicas que todo proceso debe cumplir:
- Garantía colateral obligatoria:
- Antes de entregar cualquier anticipo, la Administración debe exigir una garantía colateral por el monto total del adelanto.
- Esta garantía debe rendirse a través del Sistema Digital Unificado (SICOP), en forma electrónica, y puede formalizarse mediante fianzas, avales, hipotecas, prendas, bonos u otros instrumentos admitidos por la normativa.
- En el caso de PYMEs registradas, pueden utilizar FODEMIPYME o instrumentos del Sistema de Banca para el Desarrollo como respaldo.
- Antes de entregar cualquier anticipo, la Administración debe exigir una garantía colateral por el monto total del adelanto.
- Justificación técnica y documental:
- La decisión de conceder el adelanto debe estar respaldada por un acto administrativo motivado e incorporada al expediente electrónico.
- Esta justificación debe explicar por qué el adelanto es necesario y cómo se garantiza la buena ejecución del contrato.
- La decisión de conceder el adelanto debe estar respaldada por un acto administrativo motivado e incorporada al expediente electrónico.
- Control de uso del anticipo:
- El adelanto solo puede utilizarse para cubrir los costos directos de los insumos incluidos en la estructura de precios de la oferta.
- Debe establecerse un sistema de control interno para asegurar el uso adecuado de los recursos y la recepción de los bienes o servicios adquiridos.
- El adelanto solo puede utilizarse para cubrir los costos directos de los insumos incluidos en la estructura de precios de la oferta.
- Amortización obligatoria:
- El monto del adelanto debe deducirse proporcionalmente en cada estimación o pago parcial hasta completar el 100% del anticipo.
- El monto del adelanto debe deducirse proporcionalmente en cada estimación o pago parcial hasta completar el 100% del anticipo.
- Moneda de pago:
- El adelanto debe concederse en la misma moneda en que se presentó la oferta.
- El adelanto debe concederse en la misma moneda en que se presentó la oferta.
- Manejo de garantías:
- Si la garantía de cumplimiento vence antes de la recepción definitiva, la Administración debe hacerla efectiva como medida preventiva si el contratista no la prorroga.
- Las garantías de cumplimiento y las colaterales pueden ser ejecutadas en caso de incumplimiento del contratista.
- Si la garantía de cumplimiento vence antes de la recepción definitiva, la Administración debe hacerla efectiva como medida preventiva si el contratista no la prorroga.
- Uso obligatorio de SICOP:
- Todo el procedimiento, incluyendo la rendición de la garantía, debe tramitarse a través del SICOP para garantizar la trazabilidad y el control del proceso.
- Todo el procedimiento, incluyendo la rendición de la garantía, debe tramitarse a través del SICOP para garantizar la trazabilidad y el control del proceso.
Recomendaciones prácticas de CPE Legal
Si tu institución evalúa conceder un adelanto, recomendamos:
- Revisar cuidadosamente si el pliego de condiciones contempla esta posibilidad.
- Justificar técnica y administrativamente la necesidad del anticipo y documentarlo en el expediente.
- Exigir siempre una garantía colateral válida y suficiente antes de desembolsar cualquier pago.
- Supervisar el uso de los fondos mediante controles internos claros.
- Asegurarse de que el adelanto esté alineado con la estructura de precios presentada en la oferta.
Reflexión final
El pago anticipado o adelanto a proveedores es una herramienta útil para facilitar la ejecución de contratos, pero su uso indebido o sin las garantías correspondientes puede poner en riesgo los recursos públicos. La clave está en blindar el procedimiento: justificación técnica, documentación en regla, garantías colaterales y un control estricto de la ejecución.
En CPE Legal, te acompañamos a estructurar procesos de contratación sólidos, desde la redacción de pliegos hasta la defensa ante eventuales controversias. Si necesitás apoyo para diseñar mecanismos seguros de pago anticipado o revisar la legalidad de tus contratos, contá con nuestro equipo de expertos.