¿Qué herramientas digitales agilizan la ejecución contractual en la contratación pública?
La ejecución contractual en la contratación pública puede volverse compleja sin herramientas digitales adecuadas. En Costa Rica, la Ley General de Contratación Pública (LGCP) y su Reglamento han definido un marco legal que impulsa la digitalización de la contratación administrativa, y la principal herramienta para lograrlo es el Sistema Digital Unificado (SICOP).
En CPE Legal, bufete especializado en Derecho Público y Contratación Administrativa, te explicamos cómo estas herramientas digitales facilitan y agilizan la gestión contractual, asegurando mayor transparencia, eficiencia y control en la ejecución de los contratos públicos.
El Sistema Digital Unificado: centro de la gestión digital
El SICOP es la plataforma obligatoria para todos los procedimientos de contratación pública, desde la publicación del pliego de condiciones hasta la formalización y seguimiento de la ejecución contractual. Sus funcionalidades clave permiten:
- Centralizar la información en un expediente electrónico único, que contiene todos los documentos generados durante el proceso, desde la adjudicación hasta el finiquito.
- Permitir el acceso en línea a las partes interesadas, facilitando el control, la fiscalización y la consulta ciudadana sobre la ejecución contractual.
- Consulta y acceso 24/7 los 365 días del año.
Herramientas digitales que optimizan la ejecución contractual en la contratación pública
Dentro del SICOP, se destacan varias funciones que agilizan y ordenan la ejecución de los contratos públicos:
- Notificaciones electrónicas:
- Las comunicaciones oficiales (invitaciones, adjudicaciones, solicitudes de subsanación, etc.) se realizan vía sistema, con efectos legales claros.
- Las notificaciones hechas en día y hora hábil se consideran recibidas el mismo día; las realizadas en días inhábiles se entienden notificadas el siguiente día hábil.
- Las comunicaciones oficiales (invitaciones, adjudicaciones, solicitudes de subsanación, etc.) se realizan vía sistema, con efectos legales claros.
- Formalización contractual digital:
- Una vez firme la adjudicación y rendida la garantía de cumplimiento, la formalización del contrato se realiza mediante firma digital en el sistema.
- Para contratos de menor cuantía, la orden de pedido en el sistema puede sustituir la formalización formal.
- Una vez firme la adjudicación y rendida la garantía de cumplimiento, la formalización del contrato se realiza mediante firma digital en el sistema.
- Gestión de plazos y alertas:
- El sistema registra los plazos contractuales y genera alarmas de vencimiento, ayudando a la Administración a monitorear los hitos clave y a evitar omisiones.
- El sistema registra los plazos contractuales y genera alarmas de vencimiento, ayudando a la Administración a monitorear los hitos clave y a evitar omisiones.
- Presentación de garantías electrónicas:
- Las garantías de cumplimiento y colaterales pueden rendirse electrónicamente, lo que simplifica los trámites y reduce tiempos de gestión.
- Las garantías de cumplimiento y colaterales pueden rendirse electrónicamente, lo que simplifica los trámites y reduce tiempos de gestión.
- Trámites de pago electrónicos:
- La domiciliación de una cuenta IBAN en el sistema permite procesar pagos de forma más ágil y ordenada.
- La domiciliación de una cuenta IBAN en el sistema permite procesar pagos de forma más ágil y ordenada.
- Recepción electrónica de bienes y servicios:
- Las actas de recepción provisional y definitiva se levantan en formato electrónico y forman parte del expediente, asegurando trazabilidad documental.
- Las actas de recepción provisional y definitiva se levantan en formato electrónico y forman parte del expediente, asegurando trazabilidad documental.
- Gestión de gestiones y trámites del contratista:
- Las solicitudes del contratista (como ampliaciones de plazo o modificaciones) deben resolverse a través del sistema, con plazos definidos:
- 10 días hábiles para resolver gestiones de continuidad del contrato.
- 30 días hábiles para otras solicitudes.
- 10 días hábiles para resolver gestiones de continuidad del contrato.
- Las solicitudes del contratista (como ampliaciones de plazo o modificaciones) deben resolverse a través del sistema, con plazos definidos:
- Control de calidad y fiscalización:
- El sistema permite registrar parámetros de control de calidad definidos en el pliego de condiciones y en la decisión inicial, facilitando la fiscalización técnica de la ejecución.
- El sistema permite registrar parámetros de control de calidad definidos en el pliego de condiciones y en la decisión inicial, facilitando la fiscalización técnica de la ejecución.
- Catálogo de bienes y servicios:
- La plataforma incluye un catálogo con estándares internacionales, lo que ayuda a definir objetos contractuales de manera más clara y a identificar proveedores más fácilmente.
- La plataforma incluye un catálogo con estándares internacionales, lo que ayuda a definir objetos contractuales de manera más clara y a identificar proveedores más fácilmente.
- Transparencia y control ciudadano:
- La consulta pública de los procedimientos, montos y plazos promueve la rendición de cuentas y permite a la ciudadanía ejercer control sobre la gestión contractual.
- La consulta pública de los procedimientos, montos y plazos promueve la rendición de cuentas y permite a la ciudadanía ejercer control sobre la gestión contractual.
Recomendaciones prácticas de CPE Legal
Para aprovechar al máximo estas herramientas digitales y evitar errores en la ejecución contractual, recomendamos:
- Familiarizarse con las funcionalidades del SICOP y capacitar al personal en su uso.
- Mantener actualizado el expediente electrónico con todos los documentos y actos relevantes del contrato.
- Establecer controles internos que permitan responder a alertas de plazos y evitar vencimientos inadvertidos.
- Consultar con expertos en Contratación Pública antes de gestionar trámites complejos, como modificaciones de contrato o solicitudes de prórroga.
Reflexión final
El uso efectivo de las herramientas digitales previstas en el SICOP no es solo una ventaja operativa: es una obligación legal que garantiza la transparencia, la eficiencia y la seguridad jurídica en la ejecución de contratos públicos.
En CPE Legal, acompañamos a instituciones y empresas a implementar buenas prácticas de gestión contractual y a optimizar el uso de las plataformas digitales, asegurando el cumplimiento normativo en cada fase del proceso.
Si necesitás una capacitación sobre el uso de SICOP, o apoyo para diseñar procedimientos internos de control en la ejecución contractual, contanos. Estamos listos para ayudarte.