El pliego de condiciones como pilar fundamental en los procesos de contratación administrativa

Introducción

En los procesos de contratación pública, el pliego de condiciones desempeña un papel fundamental, ya que constituye el reglamento específico de la contratación, tal como en múltiples ocasiones lo ha reconocido la Contraloría General de la República, por lo que se requiere que sea visto no solamente como el documento base para presentar una oferta y alzarse con la adjudicación, sino que se debe entender que será uno de los instrumentos fundamentales para ejecutar el contrato. 

Funciones del pliego de condiciones

En esencia, el también llamado cartel (la nueva ley ya no lo hace), cumple dos funciones esenciales en los procesos de contratación pública. En primer lugar, sirve como documento base para el concurso, estableciendo las reglas y condiciones que regirán la selección del contratista. En segundo lugar, constituye el fundamento y la referencia para la ejecución contractual, definiendo los derechos y obligaciones de las partes. Como señala Diez (1979), “Como el pliego de condiciones es la fuente principal de donde derivan los derechos y obligaciones de las partes, a él habrán de recurrir para resolver todas las cuestiones que se promuevan, tanto mientras se realiza la licitación como después de adjudicada, durante la subsistencia del contrato”.

La importancia del documento base completo, preciso y detallado, no solamente es para poder seleccionar la oferta más conveniente, sino que tiene trascendental importancia durante la fase de ejecución del contrato, ya que permite que las obligaciones de las partes sean claras y se evite entrar en discusiones, reclamos o situaciones similares que afecten la correcta marcha del contrato.  

Vicios del pliego y sus consecuencias

La omisión de formalidades sustanciales en el cartel puede acarrear la nulidad del procedimiento de contratación, ejemplo de ello es el concurso No. 2020LA-000021-0000900001 tramitado por la UCR, en la cual el órgano contralor determinó que el cartel presentaba un vicio grave al no reflejar adecuadamente la voluntad de la Administración en cuanto a la modalidad de cotización aplicable, existiendo una contradicción entre lo indicado por la Administración (precios unitarios) y lo plasmado en el pliego de condiciones (suma alzada).

Entonces errores de este tipo, sustanciales, implican que el procedimiento deba ser anulado, enmendarse el pliego y volver a tramitar el concurso, lo cual conlleva una pérdida de recursos y tiempo en la atención de las necesidades públicas.

Buenas prácticas en la elaboración de carteles

Para evitar la ocurrencia de vicios que puedan derivar en la nulidad de los procedimientos de contratación, es fundamental que la Administración adopte buenas prácticas en la elaboración de los pliegos. En primer lugar, las disposiciones cartelarias deben ser claras y precisas, evitando ambigüedades o contradicciones que puedan dar lugar a interpretaciones divergentes. Asimismo, es crucial que exista una total consonancia entre la voluntad de la Administración y el contenido del cartel, de forma que este último refleje fielmente las necesidades y requerimientos de la entidad contratante. Finalmente, el documento base debe establecer una adecuada distribución de riesgos entre las partes, en función de la modalidad de cotización elegida.

Conclusiones

El cartel constituye la piedra angular de los procesos de contratación administrativa, por lo que su correcta elaboración resulta indispensable para garantizar la eficiencia, la transparencia y la seguridad jurídica en dichos procesos. La existencia de vicios en el pliego de condiciones puede tener un impacto negativo no solo en el desarrollo del concurso, sino también en la posterior ejecución contractual. Por ello, es fundamental que la Administración dedique los esfuerzos necesarios para asegurar que los carteles sean elaborados de forma clara, precisa y coherente, reduciendo al mínimo la posibilidad de que se produzcan nulidades que obliguen a reiniciar los procedimientos de contratación.

De igual forma, existe un deber de las empresas interesadas en ofertas, de verificar que el pliego de condiciones sea suficiente, no solo para poder presentar su cotización, sino también para hacer ver mediante las solicitudes de aclaración u objeción, la necesidad de enmendar, modificar o clarificar las cláusulas que lo integran.