Contratación por Caja Chica en la Administración Pública: Retos y Recomendaciones

El oficio MH-DCoP-OF-0894-2024 emitido por la Dirección de Contratación Pública (DCoP) aborda un tema crucial para las entidades públicas: el uso de la figura de caja chica para la contratación de servicios profesionales y las implicaciones legales y administrativas que esto conlleva. Este análisis resulta especialmente relevante para instituciones que enfrentan necesidades urgentes o imprevisibles.

El Contexto de la Consulta

La solicitud planteada por la Municipalidad de Osa plantea dos interrogantes clave:

1. ¿Es legal contratar servicios profesionales repetidamente por medio de caja chica en un periodo corto?

2. ¿Se puede contratar al mismo despacho para diferentes casos urgentes en el marco de los plazos de prescripción?

Estas preguntas surgen en un contexto donde la administración pública debe balancear la urgencia de ciertos procedimientos con el cumplimiento de las normativas de contratación.

Caja Chica: Una Excepción, No una Regla

La figura de la caja chica, regulada en el artículo 12 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, permite afrontar gastos menores que sean indispensables e impostergables, siempre que no excedan el 10% del monto establecido para licitación reducida. 

Sin embargo, su uso debe ser estrictamente excepcional, limitado a situaciones imprevisibles y urgentes.

Es fundamental que cada contratación bajo esta modalidad esté respaldada por:

• Una justificación clara de la necesidad.

• La documentación que demuestre el carácter urgente e impostergable del gasto.

• La ausencia de fragmentación intencional para eludir procedimientos ordinarios.

Evitar el Fraccionamiento

La normativa también enfatiza la prohibición del fraccionamiento, definido como la división de un gasto global para eludir un procedimiento de contratación más riguroso. Según la Contraloría General de la República, para que exista fraccionamiento deben concurrir elementos como la previsibilidad de la necesidad, la disponibilidad presupuestaria, y la intención de eludir procedimientos ordinarios.

Recomendaciones para una Gestión Transparente

1. Planificación Adecuada: Las entidades deben priorizar la planificación como herramienta para anticipar y atender necesidades. Esto reduce la dependencia de mecanismos excepcionales como la caja chica.

2. Cumplimiento Normativo: Antes de recurrir a la caja chica, se debe evaluar si el gasto cumple con los criterios de urgencia, indispensableidad e imprevisibilidad establecidos por la normativa.

3. Documentación Exhaustiva: Cada uso de caja chica debe estar debidamente documentado, asegurando que las decisiones sean trazables y transparentes.

4. Capacitación: Es crucial que los funcionarios encargados de las contrataciones públicas reciban capacitación continua para evitar errores y asegurar la correcta aplicación de la normativa.

Conclusión

El oficio MH-DCoP-OF-0894-2024 resalta la importancia de utilizar mecanismos de contratación pública de manera responsable, evitando el abuso de excepciones como la caja chica. Las entidades públicas deben garantizar que cada decisión de gasto esté alineada con los principios de legalidad, eficiencia y transparencia.

Promover buenas prácticas en la contratación pública no solo mejora la gestión de recursos, sino que también fortalece la confianza de la ciudadanía en las instituciones.