¿Cómo participar por primera vez en una licitación bajo la LGCP?

Participar por primera vez en una licitación en Costa Rica puede parecer un desafío, especialmente bajo las reglas de la Ley General de Contratación Pública (LGCP). En CPE Legal, bufete especializado en Derecho Público y Contratación Pública, entendemos que muchas empresas y profesionales tienen dudas sobre este proceso, en especial cuando se enfrentan por primera vez al Sistema Digital Unificado (SICOP), la plataforma oficial para gestionar las contrataciones con el Estado.

En este blog, te explicamos paso a paso qué hacer para presentar tu primera oferta bajo la LGCP, qué errores evitar, y cómo asegurarte de cumplir con todos los requisitos legales y técnicos.

Paso 1: Registro en el SICOP

El primer requisito indispensable es registrarse como proveedor en el Registro Electrónico Oficial de Proveedores y Subcontratistas, disponible en el SICOP. Este registro es obligatorio para poder participar en cualquier licitación.

Para completar el registro, debés:

  • Contar con un certificado de firma digital válido.
    • Si sos proveedor extranjero sin firma digital costarricense, el sistema te asigna un certificado de seguridad digital (con costo a cargo del proveedor).
  • Completar el formulario electrónico del registro con tus datos y documentación.
  • Incluir las declaraciones juradas requeridas, como:
    • Que estás al día en el pago de impuestos nacionales.
    • Que estás al día con tus obligaciones obrero patronales ante la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) y FODESAF (si aplica).
    • Que no te alcanza ninguna causal de prohibición para contratar con la Administración.
    • Que aceptás someterte a la jurisdicción y leyes de Costa Rica (en caso de ser proveedor extranjero).
  • Registrar una cuenta IBAN (no obligatorio para oferentes extranjeros).

El sistema validará automáticamente los datos, y si hay errores, tendrás cinco días hábiles para subsanar. Si no lo hacés en este plazo, el sistema rechazará tu solicitud de registro.

Paso 2: Búsqueda de oportunidades

Una vez registrado, podrás acceder a las licitaciones publicadas en el SICOP. Aquí es clave:

  • Consultar el Programa de Adquisiciones que cada entidad pública publica anualmente en el sistema.
  • Estar atento a las Alertas Tempranas, que son notificaciones de futuros concursos antes de que se publiquen los carteles. Estas alertas te ayudarán a planificar y preparar tu oferta con anticipación.

Paso 3: Preparación de la oferta

Este paso es fundamental. La oferta debe ajustarse estrictamente al pliego de condiciones de cada concurso. Por eso, es esencial:

  • Descargar y analizar el pliego de condiciones desde el SICOP.
  • Cumplir con todos los requisitos obligatorios (requisitos de admisibilidad) y entender los factores de evaluación que determinarán la calificación de tu oferta.
  • Incluir toda la documentación técnica, financiera, certificaciones y declaraciones solicitadas.
  • Reafirmar en tu oferta que la información presentada en la declaración jurada del registro sigue siendo válida. Cualquier violación a esta obligación es motivo de exclusión.

Paso 4: Presentación de la oferta

Al presentar tu oferta en el SICOP, tené en cuenta:

  • La oferta debe cargarse dentro del plazo establecido en el pliego de condiciones.
  • Debe estar firmada digitalmente por quien tenga poder suficiente para hacerlo.
  • Una vez presentada, la oferta queda encriptada y es inaccesible hasta la fecha y hora de apertura oficial.

Paso 5: ¿Qué pasa después de presentar la oferta?

Una vez que la Administración abre las ofertas:

  • Se realiza un análisis legal, técnico y financiero de las propuestas.
  • Si tu oferta tiene errores subsanables o necesita aclaraciones, la Administración te enviará un único documento consolidado para subsanar o aclarar, y tendrás un plazo determinado para responder, según la complejidad.
  • Si no atendés esta prevención a tiempo, tu oferta quedará automáticamente descalificada, aunque el error original fuera subsanable.

Además, tu oferta puede ser descalificada si:

  • No estás al día con tus obligaciones verificables en línea (por ejemplo, CCSS o FODESAF).
  • Brindás información falsa o no actualizás tu declaración jurada.
  • Incurrís en una causal de prohibición para contratar (como conflictos de interés).
  • No presentás la oferta en el plazo o sin la firma digital correcta.

Recomendaciones finales de CPE Legal

Participar por primera vez en una licitación no es solo cuestión de subir archivos a una plataforma: es un proceso que exige planificación, cumplimiento riguroso y conocimiento de la normativa. En CPE Legal, te recomendamos:

  • Revisar cuidadosamente cada pliego de condiciones antes de presentar una oferta.
  • Preparar un checklist de requisitos y documentos para cada concurso.
  • Consultar con expertos en Derecho Público y Contratación Administrativa si tenés dudas sobre tu participación.

Una oferta bien preparada es tu primera defensa para competir en igualdad de condiciones y aumentar tus posibilidades de adjudicación. Si querés que revisemos tu oferta, o necesitás apoyo en tu proceso de inscripción o presentación en el SICOP, no dudes en contactarnos. En CPE Legal, estamos listos para ayudarte a competir con confianza.