¿Cuándo y cómo justificar una prórroga sin penalidades en la contratación pública?
En la ejecución de contratos públicos, pueden surgir situaciones que alteren los plazos establecidos y generen retrasos en las entregas o en la finalización de las obras. La Ley General de Contratación Pública (LGCP) y su Reglamento ofrecen mecanismos claros para justificar una prórroga o suspensión del plazo contractual sin incurrir en penalidades.
En CPE Legal, bufete especializado en Derecho Público y Contratación Administrativa, explicamos cómo y cuándo aplicar correctamente estos mecanismos para proteger tanto a las instituciones como a los contratistas ante situaciones imprevistas.
¿Cuándo se puede justificar una prórroga sin penalidades?
No todos los retrasos justifican una extensión de plazo sin consecuencias. La LGCP identifica causas específicas que permiten suspender o prorrogar el contrato sin que se apliquen penalidades por ejecución tardía:
- Demoras causadas por la Administración: Cuando la propia Administración provoca retrasos en la ejecución.
- Caso fortuito o fuerza mayor: Eventos extraordinarios, como desastres naturales o hechos imprevisibles, que imposibilitan continuar con la ejecución y no son imputables a las partes.
- Causas imprevistas o imprevisibles: Situaciones que no pudieron anticiparse al momento de la contratación y que afectan la ejecución.
- Interés público o institucional: Motivos que justifican suspender temporalmente el contrato para proteger intereses superiores.
En contratos de obra, las causas de caso fortuito o fuerza mayor deben estar debidamente documentadas y respaldadas con informes técnicos.
¿Cómo justificar la prórroga o suspensión del contrato?
La modificación del plazo contractual debe realizarse mediante un procedimiento formal, documentado en el expediente electrónico, y autorizado mediante un acto motivado de la Administración. Los pasos clave son:
Solicitud del contratista (cuando corresponde)
- El contratista debe presentar la solicitud dentro de los ocho días hábiles siguientes al hecho que genera la necesidad de prórroga.
- La solicitud debe explicar detalladamente la causa del retraso, su impacto en la ejecución y aportar la documentación de respaldo.
- Excepcionalmente, si la solicitud se presenta fuera del plazo, la Administración puede admitirla, siempre que esté debidamente justificada y el contrato aún esté vigente.
- Para casos de fuerza mayor o caso fortuito en obras, la documentación técnica es obligatoria.
Acto motivado de la Administración
- La Administración debe analizar la solicitud y emitir una resolución formal que autorice o deniegue la prórroga o suspensión.
- Este acto motivado debe justificar la conveniencia, legalidad y viabilidad técnica de la prórroga, detallando las causas, su impacto en el contrato, y el plazo adicional requerido.
- En caso de suspensión, debe especificarse el estado actual de ejecución, las medidas para proteger lo ejecutado, el responsable del mantenimiento y aseguramiento, y la fecha tentativa de reanudación.
- El plazo máximo de una suspensión es de seis meses, prorrogable solo con justificación técnica.
- Si la suspensión es iniciada de oficio por la Administración, el contratista debe ser notificado formalmente.
Ajuste de penalidades
Una vez autorizada la prórroga o suspensión, los retrasos asociados a la causa justificada no se consideran ejecución tardía, por lo que no corresponde aplicar penalidades. La modificación del plazo contractual redefine las obligaciones del contratista conforme al nuevo cronograma.
Recomendaciones prácticas de CPE Legal
Para evitar sanciones injustas por retrasos, en CPE Legal recomendamos:
- Solicitar la prórroga o suspensión dentro del plazo establecido y con la documentación de respaldo necesaria.
- Documentar cuidadosamente los hechos que originan la solicitud, incluyendo informes técnicos cuando corresponda.
- Asegurarse de que la Administración emita un acto motivado para formalizar la prórroga y ajustarse al nuevo plazo.
- Supervisar que todo el procedimiento quede registrado en el expediente electrónico del contrato.
Reflexión final
Una prórroga o suspensión no es una simple extensión de plazo: es una herramienta legal que permite proteger al contratista cuando surgen situaciones fuera de su control. Usarla correctamente requiere rigor documental, seguimiento de los plazos legales y una gestión proactiva de la relación contractual.